Auteur/autrice : Marine Fontaine

5 raisons de faire appel à une agence événementielle

Vous êtes sur le point d’organiser un événement corporate ou privé dans les mois à venir, c’est le moment de faire appel à une agence événementielle ! Et si vous hésitez encore, voici 5 raisons qui devraient finir de vous convaincre !


NO. 1

L’expérience

L’une des principales qualités de l’agence événementielle est sans aucun doute son expérience. En effet, celle‑ci se compose d’experts en interne, mais est également capable de sélectionner les meilleurs prestataires externes. Cela constitue un véritable réseau qu’il est judicieux d’exploiter pour faire éclore votre projet. Avec son expérience, l’agence est à même de s’inspirer de ses plus belles réalisations pour vous proposer un événement sur‑mesure.

NO. 2

Le gain de temps

Déléguer l’organisation de votre événement représente un gain de temps non négligeable. Vos interlocuteurs auront s’adapter à vos objectifs et à vos attentes rapidement et efficacement puisqu’ils disposent déjà d’un réseau et d’un carnet d’adresses. Faites‑leur donc confiance !

NO. 3

La gestion du budget

C’est un aspect qu’il faut obligatoirement prendre en compte si vous voulez éviter des mauvaises surprises à l’arrivée. Si vous organisez un événement vous‑même, vous pouvez facilement voir le montant que vous vous étiez fixé exploser. C’est souvent le résultat de calculs approximatifs, d’imprévus et de dépenses oubliées. Une fois de plus, faites confiance à l’expertise d’une agence pour dresser un budget complet et précis en accord avec vos envies. Elle pourra aussi négocier auprès des prestataires avec lesquelles elle a l’habitude de travailler.

NO. 4

L’originalité

Une agence événementielle est toujours à l’affût des dernières tendances en termes d’événements. En plus, elle pourra être attentive à vos demandes et à votre personnalité tout en vous proposant des idées créatives qui sortent de l’ordinaire. Ainsi, soyez assuré d’en mettre plein la vue à vos invités !

NO. 5

La réduction du stress

Organiser un événement peut s’avérer être une réelle source de stress. Il y a énormément de choses à gérer et tout cela peut vite se transformer en un véritable calvaire si vous n’êtes pas habitué. Grâce à l’accompagnement d’une agence, vous vous évitez toutes ces complications puisque tout sera entre les mains de professionnels.

Vous l’aurez compris, il y a de nombreux avantage à confier l’organisation de vos événements en tout genre à une agence événementielle ! Si vous avez un baptême, une bar mitzvah, un mariage, une baby shower ou même un événement d’entreprise, faites appel à Hypee Events !

4 outils indispensables pour son reporting Social Media

Chaque début de mois, quand vient le moment du reporting, c’est concentration maximale pour nos Social Media Managers ! Cette étape est importante pour pouvoir juger de la performance de nos actions tout au long du mois.

Alors oui, nous pouvons tout faire « à la mano » mais quand on s’occupe de divers comptes clients sur plusieurs réseaux sociaux, cela devient tout de suite ingérable !

Il existe des outils clés pour faire ses reportings like a boss, alors pourquoi s’en priver ? On vous dévoile notre top 4 des indispensables pour vos bilans.

Google Analytics

Si votre client dispose d’un site internet, il est important de connaître le trafic généré par ses réseaux sociaux afin de choisir au mieux les canaux performants pour générer des leads et optimiser votre référencement. Dans ce cas, Google Analytics est la solution parfaite ! Grâce à son onglet « Réseaux Sociaux », il vous délivre toutes les informations bonnes à savoir pour évaluer de la performance de chaque canal.

Son petit plus ? Sa version gratuite qui offre de nombreuses fonctionnalités et qui en fait aujourd’hui la solution Web Analytics la plus utilisée !

AgoraPulse

Le petit chouchou de notre équipe ! AgoraPulse est un outil payant, facile à prendre en main, qui offre de nombreuses options pour faciliter le travail des Social Media Managers. Il donne la possibilité de traiter les messages privés et les commentaires de vos différents comptes facilement et vous permet également de planifier vos posts. Le graal ? Vous pouvez bénéficier de bilans mensuels et de rapports personnalisés en général, qui sont présentés sous forme de PowerPoint. De quoi mesurer vos efforts et obtenir vos reportings en un clic !

Iconosquare

Iconosquare c’est l’outil analytique performant par excellence ! Attractif au niveau du prix (ndlr : à partir de 29€/an), il présente des données approfondies sur vos abonnés, le taux d’engagement de vos posts et l’évolution de votre communauté. Le petit plus proposé ? Une vision sur vos meilleurs followers, sur les hashtags les plus utilisés par votre communauté, sur les influenceurs de votre secteur d’activité et sur vos concurrents ! Bref avec Iconosquare, à vous le reporting social media de qualité !

Facelift

En plus de vous permettre de publier du contenu sur vos différents réseaux, d’y effectuer votre modération directement depuis la plateforme et bien d’autres fonctionnalités, Facelift vous permet d’effectuer une analyse concurrentielle multi-réseaux mais aussi de détecter les tendances du moment en social media et de les analyser ! Un véritable outil 360° qui plus est, vous fera gagner du temps grâce à la possibilité de télécharger directement toutes les données importantes pour votre reporting.

Hugo Boss

Inauguration
Hugo by
Hugo Boss

prêt à porter
haut de gamme

Hugo Boss AG, groupe international de mode, crée des collections de prêt à porter haut de gamme pour hommes, femmes et enfants. Dans le cadre de l’ouverture de leur première boutique Hugo à Paris, nous avons accompagné l’enseigne dans l’inauguration de cette boutique qui s’est matérialisée sous quatre week-ends d’activations, couplant à la fois opérations de street-marketing et animations en boutique.

Nous avons mis en place une scénarisation globale en proposant diverses animations, personnalisation de tote bags avec un artise graffeur et une animation Iceroll, une machine à pinces pour remporter des goodies Hugo, une animation Latte art personnalisée à l’image de l’enseigne, un bar à oxygène et un bar à Bretzel, petit clin d’oeil à l’origine de la marque. Des animations originales qui ont permis d’attirer plus de 500 visiteurs par week-end sur cet événement.

Nous avons mis en place une scénarisation globale en proposant diverses animations, personnalisation de tote bags avec un artise graffeur et une animation Iceroll, une machine à pinces pour remporter des goodies Hugo, une animation Latte art personnalisée à l’image de l’enseigne, un bar à oxygène et un bar à Bretzel, petit clin d’oeil à l’origine de la marque. Des animations originales qui ont permis d’attirer plus de 500 visiteurs par week-end sur cet événement.

Les prestations
réalisées

1

Conseil & accompagnement en stratégie et production événementielle.

2

Coordination globale du projet avec notre client et les différents prestataires techniques, animations.

3

Conception & réalisation du plan d’implantation et aménagement des différentes activations mises en place.

4

Présence opérationnelle et gestion de la logistique pendant toute la durée de l’événement : montage, exploitation et démontage.

Les chiffres clés
à retenir

2

mois de
préparation

4

week-ends
d’exploitation

+ de 500

participants par
week-end

EDHEC

Rock your Network

Pour l’école EDHEC Business School, notre agence a réalisé 3 soirées de retrouvailles des Alumnis à Paris, Cannes & Lille.

L’objectif ?

Rassembler les anciens et nouveaux diplômés de l’école de commerce sous le thème « Rock your network ». Les étudiants de Lille se sont retrouvés à la Terrasse des Remparts, mêlant tradition et authenticité au cœur de la ville pour un cocktail dînatoire networking. La soirée de Cannes s’est déroulée sur le Rooftop du Radisson Blu dans une ambiance décontractée et festive et les retrouvailles dans la capitale, au Café A sur une terrasse chaleureuse et paisible.

Les solutions apportées

Pour conceptualiser la thématique des retrouvailles

Sourcing de lieux & repérages

Gestion de la production événementielle

Conception visuelle de l’identité de l’événement et déclinaisons graphiques

Scénographie sur le thème « Rock your network »

Gestion des prestataires : lieu, photographe, animations & traiteur

Gestion du programme d’hospitalité

Gestion & mise en place des animations : DJ, borne photo, groupe de rock, anniversaire des promotions

Les Chiffres clés à retenir

2
mois de préparation
+ 750
invités
3
villes
3
jours d’exploitation

Orange MOBILE WORLD CONGRESS

MOBILE WORLD
CONGRESS

Le plus grand salon mondial
des acteurs de la téléphonie mobile

Opérateur multiservices, 8ème marque mondiale de télécommunication et leader en Europe, Orange nous sollicite chaque année pour l’organisation de sa présence sur le prestigieux salon du Mobile World Congress à Barcelone.

Grâce à un concept fort et une coordination multi-streams soutenue par notre agence, Orange se démarque par ses innovations, faisant de cet événement un succès pour le groupe, ses partenaires et les startups spécialement venues pour l’occasion.

Opérateur multiservices, 8ème marque mondiale de télécommunication et leader en Europe, Orange nous sollicite chaque année pour l’organisation de sa présence sur le prestigieux salon du Mobile World Congress à Barcelone.

Grâce à un concept fort et une coordination multi-streams soutenue par notre agence, Orange se démarque par ses innovations, faisant de cet événement un succès pour le groupe, ses partenaires et les startups spécialement venues pour l’occasion.

Expertises

01

Coordination globale du projet avec les organisateurs, les équipes internes de notre client, l’agence standiste et les différents prestataires.

02

Support stratégique sur la partie brand content.

03

Collaboration étroite avec les équipes content & digitales pour assurer le rayonnement de l’événement.

04

Brainstorming créatif autour du concept du stand et des activations à mettre en place, comme les lives de 01Net, l’intervention d’experts pour des conférences sur la scène du stand, l’organisation de Techno Tours pour l’interne ou l’externe, la gestion des visites de personnalités (ex: parlementaires européens, gouvernement espagnol).

05

Collaboration permanente avec l’interne d’Orange, les équipes techniques ainsi que l’agence en charge de la conception du stand.

06

Recommandation et organisation logistique opérationnelle.

07

Gestion quotidienne des demandes des différents acteurs de l’événement (délégations Orange, filiales, démonstrateurs start-ups…) afin d’en assurer le succès.

08

Encadrement technique & logistique des différentes innovations et activations (VR/AR, robotique, etc.)

09

Organisation et gestion des techno tours internes et externes (Institutionnels, business, partenaires, etc.)

10

Présence opérationnelle et gestion de la logistique pendant toute la durée de l’événement.

Les chiffrés clés à
retenir

+de 1000
m2 d’espaces aménagés
1000
+de 4900
visiteurs sur le stand
Orange
4900
+de 300
participants internes
300
12
visiteurs sur le stand
Orange
12
6
mois de préparation
6
11
démonstrations à
coordonner
11
+de 8
éditions à notre actif
pour Orange
8

Universal

UNIVERSAL

Un événement
musical
fédérateur

Leader mondial de musique produites et enregistrées pour les médias, Universal Production Music nous a confié l’organisation de ses soirées BtoB, ainsi que l’aménagement et la gestion d’un espace de 100 m2 pour la tenue de meetings lors du MIPCOM à Cannes.

La production de 2 journées de meetings accompagnées de 2 soirées privées, au sein d’un appartement de 100m2 situé sur la Croisette.

Objectifs ?

Convier les partenaires, les clients et les équipes internes du monde entier dans le but de communiquer sur les résultats et directives stratégiques relatifs à leur présence sur le marché international des contenus audiovisuels.

Une rencontre Corporate impliquant une double coordination de projet et l’aménagement d’un espace de réunions transformable en espace réceptif.

Avec 535 participants lors des soirées sur les 2 jours d’exploitation, Universal a su fédérer ses équipes dans un esprit convivial et festif.

Expertise

Conseil & accompagnement en stratégie et production événementielle

Coordination globale du projet avec les équipes internes de notre client et les différents prestataires

Conception & réalisation du plan d’implantation évènementiel et aménagement des différentes zones mises en place

Présence opérationnelle et gestion de la logistique pendant toute la durée de l’événement : montage, exploitation et démontage

Les chiffres clés
à retenir

3

mois
d'accompagnement
et de préparation

2

journées
de réunion

2

soirées

353

participants

5

jours de montage

Huawei

Deux
soirées
de gala

Entreprise de télécommunication chinoise, Huawei nous a fait confiance pour organiser deux soirées de gala dans le cadre de son congrès annuel, avec les équipes françaises. Dans l’objectif de rassembler ses partenaires et parties prenantes, nos équipes ont conçu deux dispositifs événementiels pour cet événement.

1 ère
journée

Une première journée de meeting rassemblant 150 collaborateurs, avec l’organisation d’un cocktail dînatoire dans une ambiance musicale, au Chateau de Crémat à NIce.

2 ère
journée

La seconde journée de congrès, organisée autour d’une table ronde de plusieurs prises de parole, s’est conclue à la Villa Rothschild de Saint Jean Cap Ferrat, avec un cocktail dinatoire haut en couleurs. Avec plusieurs artistes performeurs, un show alliant son, lumières et fontaines d’eau, l’apogée de cette soirée s’est révélé lors d’une performance de pyrotechnie époustouflante.

Expertise

Conseil & accompagnement en stratégie et production événementielle.

Coordination globale du projet avec les équipes internes et les différents prestataires techniques, animations, traiteurs.

Conception & réalisation du plan d’implantation évènementiel et aménagement des différentes soirées.